Tres ideas para gestionar en Positivo

sentido positivo

Hoy en día, dentro del contexto económio, político y social actual, es muy humano y razonable dejarse llevar por un estado de negatividad permanente. El problema es que concentrarse y recrearse en los aspectos negativos de las cosas no contribuye en absoluto a la búsqueda de la solución de nuestros problemas.

A pesar de las condiciones adversas, pienso que –ahora más que nunca- en las empresas es necesario realizar una gestión con sentido positivo. Hace tiempo vi un reportaje de Francisco Martín Frías, presidente de MRW, donde confesaba que una de las condiciones que pedía a su departamento de recursos humanos, a la hora de reclutar personal, era que contratasen a gente aparentemente “feliz”, ya que este tipo de personas son mucho más productivas y creativas, debido a su sentido positivo.

Trabajar en esta dirección, en vez de dejarse llevar, induce a una mayor implicación de todos los colaboradores de la compañía y, por consiguiente, una mayor eficiencia de los procesos, tan necesaria actualmente. Está demostrado que convivir en una espiral permanente de negatividad mata la productividad y creatividad, enrareciendo el clima laboral.

Buscar el lado positivo o negativo de cada cosa es una opción personal y libre a adoptar. La elección de una u otra alternativa depende de la actitud de cada uno. De todas las circunstancias de la vida, por adversas y duras que sean, siempre se puede sacar algo constructivo.

Dentro de esta política necesaria hacia lo positivo, los jefes son actores principales y deberían tener como misión regular el ambiente de trabajo, neutralizando los posibles brotes depresivos, fácilmente contagiables por el ambiente actual; político, social y económico.

Existen tres planes de acción concretos que Los responsables de las empresas pueden adoptar, para cumplir el objetivo anteriormente descrito.

  1. Acentuar lado positivo de las cosas
  2. No quejarse
  3. Demostrar un aprecio sincero a nuestros colaboradores
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El método de los 5 porqués

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Me contaron una vez una historia acerca de los 5 porqués que, aunque no sé si es cierta al 100%, me impactó profundamente. Ésta era así:

Los técnicos de los jarnines de las inmediaciones del capitolio en Wasinton de dieron cuenta de las estatuas se estaban deteriorando de una manera acelerada. Llamaron pues a un especialista, quien, en el curso de una reunión de trabajo, les preguntó lo siguiente:

  1. ¿Por qué están deteriradas las estatuas? Ellos le respondieron; porque las tenemos que lavar más frecuentemente
  2. Y…, ¿Por qué las tenéis que lavarlas más frecuentemente? Ellos le respondieron, porque tienen muchos más excrementos
  3. Y…, ¿por qué  tienen muchos más excrementos? Ellos le respondieron, porque ultimamente hay muchos más murciélagos durante la noche
  4. Y…, ¿Por qué, últimamente hay muchos más murciélagos durante la noche? Ellos le constestaron, porque ha aumentado considerablemente el número de insectos voladores durante la noche
  5. Y…, ¿Por qué ha aumentado considerablemente el número de insectos voladores durante la noche? Ellos le respondieron, porque han cambiado las bombillas de las farolas, que son de bajo consumo, y la nueva luz tiene un color que atrae mucho a los insectos

Al final de la entrevista, se determinó que «la causa del deterioro acelerado que estaban sufriendo las estátuas y monumentos de los jardines, se debía al cambio de bombillas de las farolas».

Esta historia es totalmente extrapolable a nuestro escenario ordinario en nuestras fábricas que, en muchas ocasiones, la raíz de los problemas está muy lejos del proceso en sí, y se puede llegar a ella por medio del método de los 5 porqués.

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Si no hay estándar…, NO hay mejora

si no hay estandar no hay mejora

Ya lo siento, esta afirmación no es mía (ya quisiera yo…). Esta es una cita del Taiichi Ohno el arquitecto del Sistema de Producción de Toyota, la máquina «mejor engrasada» de la historia de la industria.

Yo me suscribo a esta frase al 100%. Si los operarios de nuestra fábrica no tienen claro:

  • Quién hace qué,
  • Cómo se hace,
  • Cuándo se hace,
  • Con qué estándares se compara lo que hacemos, para saber si está correctamente realizado

Si el sistema de producción no está claramente fundamentado sobre un estándar, será muy difícil conseguir una calidad y un flujo constante entre lotes y la base para la mejora continua será muy débil.

Los documentos de trabajo se pueden dividir, según su naturaleza, en:

  • Mapas de procesos
  • Procedimientos de trabajo
  • Instrucciones técnicas de trabajo
  • Pautas de control
  • Estándares de productos

Estos documentos tienen que:

  • Estar fácilmente al alcance de todos los operarios, y ser herramientas de consulta y uso ordinario en el curso de la fabricación
  • Estar actualizados, la última versión tiene que ser las que esté en las carpetas de trabajo
  • Ser visuales; una imagen o un video comunica mucho más que un documento de texto

Si quieres, puedes descargate la foto de este post en formato póster, a modo de recordatorio. Tan sólo tienes que pinchar con el ratón en la imagen

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Las tres claves de la Buena Autoridad

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Los jefes y mandos intermedios son piezas clave dentro de la cadena jerárquica de una empresa, ya que son los que tienen que materializar, a través de las personas, los cambios y las decisiones estratégicas de la Dirección que la gobierna. Entre ellas está la implantación de metodologías Lean que llevan a la Organización hacia la mejora permanente de la Eficicencia y, por lo tanto, al aumento de los beneficios.

Como consecuencia del cambio de modelo de liderazgo que se está producienco hoy en día (pasamos de un liderazgo formal a un liderazgo moral), es muy importante que los jefes entiendan muy bien los mecanismos de la Buena Autoridad, y no los confundan con el autoritarismo.

Me gustaría resaltar el concepto de que la autoridad es un servicio que los jefes prestan a las personas que tienen a su cargo. Una persona que ejerce la autoridad tiene la obligación de poner al servicio de sus empleados su talento (experiencia, tiempo, conocimientos, etc.), con la finalidad de conducirles hacia la mejora personal y profesional. De hecho, es muy significativo que en latín la palabra Auctoritatem derive del verbo augere, que significa “hacer crecer”.

Esto es lo que diferencia la buena autoridad del autoritarismo. La primera está para que uno sirva a los demás, mientras que la otra se practica para que los demás le sirvan a uno.

Podemos destacar tres claves fundamentales de Buena Autoridad, que desarrollaré en futuros post:

  1. La autoridad es necesaria y debe estar claramente establecida y comunicada a todas las personas de la empresa
  2. El ejemplo y la obediencia son los pasos previos para ejercer la autoridad
  3. La autoridad de un jefe se fundamenta en su prestigio personal y profesional

 

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Sin «Metas» no hay paraíso

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Los objetivos, las metas, suponen un elemento esencial para poder recorrer el largo camino hacia nuestro particular paraíso empresarial que es la Excelencia.

Podríamos definir los objetivos como propósitos que se pretenden conseguir durante un período de tiempo concreto. Estos son de aplicación generalizada en todas las facetas de la vida; profesional, personal, deportiva, etc.

Los objetivos empresariales y profesionales son vitales en nuestro entorno actual. Si no tenemos ningún sitio concreto hacia dónde ir, es casi seguro que acabemos en ninguna parte. Necesitamos propósitos, proyectos, metas, misiones…, para que nuestra vida personal y profesional tenga sentido.

Podríamos hacer la siguiente enumeración sobre los efectos positivos que aportan los objetivos:

  • Al esforzarnos por alcanzar una meta, llegaremos mucho más lejos que si no nos proponemos nada
  • Aumentan la motivación y la autoestima, ya que -al conseguirlos-, somos conscientes de nuestros logros
  • Nos ayudan a concentrar nuestra energía en proyectos concretos, evitando la dispersión de recursos y, por consiguiente, la pérdida de efectividad
  • Disminuye el estrés y la ansiedad, ya que la gente se siente más segura cuando forma parte de una misión definida

Es muy importante tener claro que los objetivos no pueden convertirse en un fin en sí mismos. Nuestro verdadero fin empresarial -nuestro paraíso-, debe ser la Excelencia, que no es otra cuestión que “luchar permanentemente por ser los mejores” en aquello que hacemos dentro de los dominios de; la calidad del producto y el servicio, la satisfacción de nuestros clientes y empleados, y la rentabilidad económica de la empresa.

Por último, recalcar que a la Excelencia Empresarial se llega por el largo y lento camino de la mejora continua, que es un de los pilares del Lean.

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Mercadona: una empresa Lean

mercadona empresa lean

Tengo que reconocerlo. Soy un fan de Juan Roig y de Mercadona. En mi opinión, una empresa Lean. Para mi, Juan Roig es una fuente de inspiración permanente, una persona de lo más normal que ha conseguido superar al Corte Inglés, utilizando una combinación letal:

  • PSC (Puro Sentido Común), el principio activo del Lean
  • Visión
  • Cultura del Esfuerzo, en estado puro

Deseo compartir con vosotros algunos flashes acerca de esta gran empresa:

  • «¿Que cuál es el secreto del éxito de Mercadona? Muy sencillo… el secreto es: trabajar más y mejor»
  • «La calculadora es la brújula que nos conduce a través de la crisis»
  • «Hay que replantearse todos los costes que inciden en el producto y vigilarlos con lupa»
  • «Toda reducción de costes, Mercadona lo traslada al precio de venta»
  • Juan Roig invita a sus más cercanos directivos a llevar una moneda de céntimo de Euro para no olvidar nunca que…, «hasta el último céntimo es importante»
  • Los errores, si se reconocen, se convierten en oportunidades de mejora

En una ocasión Roig reunió a sus proveedores para explicarles que venían tiempos difíciles. En un momento de la charla, salió de la sala, se quitó la camisa y volvió a entrar, sólo con la chaqueta, hablando como si nada. Como ninguna de las 80 personas allí presentes se atrevió a preguntarle el porqué, les dijo: “¿Cómo es que nadie me pregunta por qué no llevo camisa…? ¡A eso es a lo que me refiero…! ¡No podéis permanecer callados! ¡Sed valientes…, haced propuestas y tomad decisiones!”

Al final de la reunión, Juan Roig pellizcó su cintura para resumir a la audiencia lo que esperaba de ella: “¡Esta grasa sobra; tenemos que eliminar todo aquello que no añada valor y que el cliente no esté dispuesto a pagar!”. Nadie de la sala olvidó la lección…

Por un último, una recomendación. Si tenéis ocasión, echarle un vistazo a sus memorias anuales, «no tienen una coma de desperdicio». Ya quisieran muchos cursos de postgrado en Management (de los de a miles de Euros), eseñar una pequeña parte de lo que gratuitamente comparte con nosotros Juan Roig.

 

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PSC, el principio activo del Lean Manufacturing

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Desde que hace unos cuatro años tomé mi primer contacto con el Lean Manufacturing, a medida que me voy adentrando en sus disciplinas, cada día lo tengo más claro, el Lean es una medicina para las organizaciones con un principio activo muy característico; el PSC.

Que…, qué es el PSC. pues muy sencillo: PURO SENTIDO COMÚN.

Si os parece bien, repasemos brevemente algunas disciplinas del Lean, detectando un común denominador; la presencia del PSC

  • Estandarización la mejor manera de hacer una cosa es realizarla dentro de un estándar. Cuando un proceso lo enmarcamos dentro de una norma, lo hacemos siempre de la misma manera, lo podemos monitorizar, y abrimos la puerta a la calidad consistente y a la mejora continua; o sea, PSC
  • 5s, la podemos definir como una técnica por la que conseguimos un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Esta disciplina nos permite tener la fábrica límpia y organizada para poder detectar fácilmente irregularidades de proceso; o sea, PSC
  • Kaizen, nunca paramos de mejorar. Y para mejorar, aplicamos la metodología Plan, Do, Check, Act. o sea planifico, pongo en práctica, compruebo y corrijo desviaciones. Nada que no haga en la vida normal para cualquier tarea cotidiana; o sea, PSC
  • Calidad en el origen, hacer las cosas bien a la primera, el tener personas que inspeccinen los productos una vez han sido fabricados es demasiado caro, porque la inspección no aporta valor, y cuando te das cuenta de que una cosa está mal hecha, o bien hay que repertirla o enviársela al cliente en condiciones no adecuadas, con el peligro de perderle; o sea PSC
  • TPM, como decía Stephen Covey, hay que cuidar  el binonio de la producción y la capacidad e producción. con el TPM pasamos de arreglar problemas en las máquinas a anticiparse a los problemas, que es la mejor manera de resolverlos; o sea, PSC
  • Cadena de Valor, cosiste en analizar todos los pasos del proceso, y eliminar todo aquello que, o bien no aporta valor a lo que producimos, o hasta incluso frena el curso natural y lógico de hacer las cosas; o sea; PSC
  • Smed, ya que los cambios de trabajo son un mal que hay asumir y que el cliente malpaga, el plantemiento consiste en ganarle tiempo al cambio; o sea PSC

Como veis el Lean Manufacturing no es el invento del siglo, sino que es hacer las cosas con un ingrediente fundamental; el PSC.

 

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La inteligencia social y el Lean Manufacturing

Inteligencia Social

La inteligencia social es una de las cualidades cruciales y que más aporta hoy en día a la mejora continua y, más concretamente, a la excelencia en los jefes y facilitadores de un proyecto Lean. Un responsable con un nivel bajo de inteligencia social puede llegar a ser muy negativo para los intereses de la Organización.

Esta competencia hace referencia a la capacidad de un individuo para tratar, conectar o congeniar con los demás, así como su destreza para manejar situaciones de cambios o tensión con otros colegas o colaboradores.

Un facilitador lean con un alto grado de inteligencia social:

  • Es capaz de convencer a sus colaboradores  y colegas en vez de imponerles sus indicaciones a la fuerza. Es capaz de  ganarse a la gente
  • Neutraliza y se anticipa, ”con mano izquierda”  los posibles conflictos que puedan surgir entre sus subordinados
  • Contribuye al buen clima laboral en su entorno laboral (no olvidar que cuando las personas trabajan en un buen ambiente, son mucho más productivas)
  • Colabora para a crear una atmósfera de confianza donde sus colaboradores o colegas aportan de forma fluida su talento, al servicio de los intereses de la empresa
  • Consigue un alto grado autoridad y liderazgo, ya que una persona que se lleva bien con todos, socialmente es atractiva, carismática

Las habilidades que desarrollan la inteligencia sociale las podemos clasificar en tres competencias básicas;

  • La Capacidad de Comunicación, que el mensaje que emitimos tenga impacto en los demás y que llegue con fidelidad a nuestros interlocutores
  • La Empatía, tener la capacidad de ponerse en el lugar de la otra persona con la que interactuamos
  • La Asertividad, conseguir decir con serenidad lo que pensamos y expresar nuestras emociones, sin ponernos agresivos hacia los demás
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La verdadera finalidad de las 5S

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Si queréis empezar el camino del Lean, ya sea en la fábrica o bien en la oficina, muy posiblemente la primera etapa sea crear un ambiente de trabajo límpio y ordenado. Sin este requisito el Lean, simplemente, no fluye.

La disciplina que utiliza el Lean para conseguir este objetivo es el 5S, palabra-regla nemotécnica que nos recuerda cuáles son las 5 fases de esta rutinas, que las podemos decir en Japonés o bien en Inglés. Yo personalmente me decanto por el inglés porque es más fácil acordarse, y así me sirve para repasar:

  1. Sort.-  Organizar
  2. Straighten.- Poner en orden
  3. Shine.- Reconstruir
  4. Standardize.- Normalizar
  5. Sustain.- Mantener

En el fondo, la disciplina de las 5s, como la mayoría de las técnicas Lean, no es más que la aplicación del puro sentido comúm (PSC). Por esta misma razón es tan pontente y eficaz.

Conseguir un entorno de trabajo limpio y ordenado tiene como consecuencia ventajas directas en la Organización, tales como:

  • Mejor imagen de la empresa hacia los clientes
  • Mayor motivación de las personas
  • Menos pérdidas de tiempos muertos

Pero la verdadera finalidad de las 5S no son las descritas anteriormente sino que, en una fábrica límpia y organizada, las anormalidades de los procesos se visualizan de manera inmediata. Este escenario es el más adecuado para conseguir importantes mejoras en la Eficiencia  y en la Eficacia, tales como:

  • Una avería en máquina limpia se tarda mucho menos tiempo en diagnosticar y resolver
  • Un entorno de trabajo con suelos limpios y libres de aceites es mucho menos propenso a produccir accidentes laborales
  • Si todo está en su sitio, los tiempos de preparación de una máquina son sustancialmente menores

Por esta razón, Las empresas Lean consideran las 5s como uno de los fundamentos de su sistema de producción, generaradoras de grandes dosis de Eficiencia y Eficacia.

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Tomar decisiones. Las lecciones de un piloto de Fórmula 1

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Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas de ellas tienen una importancia relativa, mientras que otras no tanto. Aún así no dejan de ser decisiones.

Podríamos decir que tomar decisiones es la tarea que más realizan los jefes.

La habilidad para tomar decisiones adecuadas como jefe o mando intermedio no sólo se aprende, sino que se debe desarrollar para mejorar nuestro desempeño en este campo.

LECCIONES QUE UN PILOTO DE FÓRMULA 1 NOS PUEDE ESEÑAR

En ocasiones, hay escenas del día a día de mi empresa que me recuerdan mucho al entorno de una carrera de Fórmula 1 (Altísimas inversiones, ambiente de trabajo de mucha presión, necesidad de tomar de decisiones rápidas, etc.) Frente a un problema de producción hay que plantear una estrategia y –como una en una carrera con lluvia-, el resultado final puede ser un éxito o un fracaso total.

Dentro de este entorno los buenos pilotos poseen cualidades muy decisivas que nos pueden enseñar. Veamos un par de ejemplos.

Nigel Mansell comentaba en una entrevista: “un buen piloto de fórmula 1 es el que tiene el suficiente AUTOCONTROL para pensar despacio cuando tiene que pensar despacio y pensar muy deprisa cuando hay que pensar deprisa, independientemente de la presión del momento”. A veces en el día a día de una empresa existen situaciones de mucha tensión. Si un jefe cuando decide se deja llevar por la presión, su falta de “temple” puede llevarle a equivocarse en la decisión. A veces es necesario pensar despacio.

Decía un colaborador de Fernando Alonso: “uno de sus rasgos más característicos de superioridad frente a sus rivales es su capacidad de “OLVIDAR, PARA GANAR”. Tiene una cualidad asombrosa  para distanciarse de los problemas que no he visto a nadie más. Diez minutos después de haber cometido un grave error, lo asimila y ya es otra persona”. Sobre esta cualidad todos hemos sido testigos recientemente de un caso concreto. Ante el gravísimo error de estrategia que provocó la pérdida del Mundial en Abu Dabi, dos días después, Alonso era capaz de “transformar la decepción de no ganar en agresividad y determinación para abordar el año siguiente”

En ocasiones, si tomamos una mala decisión y le damos demasiadas vueltas al error, esta actitud nos va a restar energía e influir negativamente en futuras resoluciones. Ante los fallos la mejor conducta es; aprender de la equivocación y archivarla, para seguir trabajando.

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